O desenho de relatórios

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Um relatório anual faz uma síntese de um tema ou da actividade de uma organização ao longo do período a que se reporta.

O relatório anual é muitas vezes o principal instrumento de comunicação da organização com o exterior, e reflecte a relevância que a organização lhe dá. Uma forma fácil de avaliar a diversidade de perspectivas é através da comparação dos relatórios das empresas cotadas em bolsa e que podem ser consultados no site da CMVM. Alguns são simples documentos Word mal formatados, enquanto outros são vistos como um instrumento de marketing, e produzidos por designers profissionais. Isto só por si não garante a qualidade da comunicação, em especial na visualização de dados.

Objetivo do curso

O principal objetivo do curso é dotar os participantes do conhecimento necessário para coordenar a elaboração de um relatório, quer através de um envolvimento direto na sua elaboração quer através da articulação com agencias de design exteriores.

No fim do curso, os participantes deverão ter capacidade para:

• Definir uma estrutura clara para o relatório
• Preparar conteúdos e definir os meios mais adequados para a sua comunicação
• Definir como esses meios (texto, gráficos, tabelas) deverão interagir
• Estabelecer um formato consistente para cada um desses meios
• No que respeita a gráficos, selecionar os tipos mais adequados a cada mensagem.

O que este curso não é

Este não é um curso de design gráfico nem assume que os participantes têm competências nessa área. O que se pretende é criar um instrumento de comunicação eficaz. Qualquer produto de informação tem sempre uma componente estética, mas ela será sempre subordinada à eficácia da comunicação.

Será usado um modelo de documento simples e que possa ser facilmente enriquecido com um design gráfico mais sofisticado.

O curso utilizará ferramentas básicas de escritório, como o Word e o Excel, e assume que os participantes estão familiarizados com essas aplicações.

Embora alguma justificação seja dada sobre os gráficos, o curso não entra em detalhes sobre a visualização de dados, assumindo que os participantes tiveram acesso ao módulo de visualização de dados, pelo que já foram adquiridas essas noções.

Redesenho e um relatorio

O curso aplica a matéria dada a um relatório real, o Relatório Anual de Segurança Interna de 2020. Este relatório aborda uma grande diversidade de temas de diferente natureza, o que nos ajuda exemplificar a estrutura de um relatório. Também exibe diversos problemas, desde a inconsistência de formatos gráficos até ao modo como aborda a visualização.

Note que iremos observar os conteúdos do relatório de um ponto de vista leigo, o que é útil do ponto de vista da generalização da análise mas que poderá não ir tao longe quanto possível a um especialista no tema. Isto leva-nos também a uma outra questão: o reconhecimento dos nossos próprios pontos cegos. É verdade que podemos sugerir formas de melhorar o relatório, mas todos os constrangimentos na sua produção são desconhecidos, desde a forma como as diversas organizações se articulam à forma como partilham os dados ou as ferramentas que utilizam. Qualquer avaliação sobre um relatório produzido por terceiros deve ter essa humildade de reconhecer que o resultado final poderá estar aquém do idealizado pelos seus autores.

Estrutura do relatório

A estrutura e um relatório estatístico deve ser clara e de imediata compreensão pelo leitor.

As partes que o constituem devem ser segmentadas de uma forma que mostre al leitor que está a entrar numa parte distinta e eventualmente indicar que tipo de conteúdo está prestes a analisar.

Deve ser assumido que cada leitor do relatório tem uma disponibilidade de leitura diferente. Alguns quererão saber apenas os principais resultados, enquanto outros terão maior disponibilidade para a analisar os detalhes.

Em cada parte será útil fazer uma síntese dos resultados, seguida dos detalhes. Isto permite responder às necessidades de alguns leitores enquanto serve de referência a outros.

O sumario executivo resultara em grande medida da agregação dessas sínteses parcelares

Interacção texto gráficos/mapas/tabelas

Deve haver uma interligação coerente e complementar entre o texto e outros elementos informativos, como gráficos, mapas e tabelas.

O texto deve ser sobretudo interpretativo, e não uma repetição dos valores fornecidos em gráficos e tabelas. Uma forma simples de estabelecer esta relação é não só ter o texto próximo dos gráficos e tabelas a que se refere mas também usar a frase “como se pode ver no gráfico…” (usando outras variantes) e discutir a principal conclusão a retirar do gráfico.

A elaboração do gráfico

• os gráficos devem comunicar com eficácia e não apenas ilustrar
• com exceção de alguns valores relevantes, os valores nim gráfico não devem ser etiquetados.
• cada gráfico deve ter uma tabela associada em anexo, com um link junto ao gráfico remetendo para essa fonte.
• usar duas colunas facilita a leitura e a integração de todos os elementos.
• quando o texto refere o gráfico, deve corresponder ao conteúdo do gráfico e não a qualquer outra métrica.
• o sumário executivo deve separar os princípios gerais da actividade da organização e os resultados apresentados.

Gráficos

• fazer gráficos é uma tarefa simples, mas comunicar visualmente é mais complexo: uma das maiores dificuldades é a passagem de uma perspetiva sobretudo ilustrativa para uma comunicação eficaz. Quando percebemos a diferença a nossa capacidade de comunicação visual aumenta exponencialmente.
• uma forma de treinar issa mudança é a elaboração de gráficos apenas com papel e lápis, o que nos isola dos constrangimentos que qualquer ferramenta nos impõe, quer pelas características da ferramenta quer pelo domínio que temos sobre ela.
• os gráficos ajudam a comunicar padrões nos dados
• o desenho dos gráficos deve ser pensado para facilitar essa comunicação
• o gráfico deve ter uma mensagem específica e não ser apenas um conjunto e dados.
• o desenho dos gráficos deve ser consistente ao longo do relatório
• idealmente, deverá existir um livro de estilo que defina tipos de letra, cor, espessura de linhas de eixo de grelha, formato de títulos, colocação de legendas e outros elementos.
• se esse livro de estilo não existir formalmente, pode ser pelo menos criadk um conjunto de templates que serão reutilizados quando necessário. Quando a mensagem não se ajustar aos templates disponíveis poderá ser criado um novo modelo.

Estética dos gráficos

• todos os gráficos têm uma estética, que resulta das nossas escolhas, deliberadas ou não
• em visualização de dados não há regras que não possam ser quebradas, mas há opções que tendem a ser mais eficazes.
• o principio geral é de que há uma mensagem a ser comunicada e devem ser encontradas as formas que o façam mais eficazmente
• por defeito, qualquer objeto num gráfico tem de ter uma justificação
• reduzir o tamanho do gráfico até que os seus elementos se amontoem e não permitam qualquer leitura poderá ajudar-nos a perceber que objetos são desnecessários, ou de que forma os podemos formatar para que caibam nesse espaço.

Estrutura da página

• o uso de duas colunas de texto sugere uma melhor organização e facilitar a leitura
• duas colunas sugerem dois tamanhos-padrão de gráfico, ajudando a estruturar a página
• a relacão entre largura e altura dos gráficos não deve exceder 1.6:1. Relações do tipo 2:1 significam que a altura é pequena para a largura, comprometendo a resolução vertical.