Ligar e integrar

O que podemos fazer em conjunto:

• Reduzir o risco no uso de fórmulas no Excel e custos de manutenção e atualização;
• Organizar ficheiros de Excel clarificando a sua estrutura e documentando os seus processos;
• Integrar e criar modelos de dados ajustados à tarefa.
  
  Vamos começar?

Ligar e integrar significa não apenas relacionar todos os dados necessários numa determinada situação, mas também, no caso do Excel, como estruturar o ficheiro para facilitar a gestão dos dados e minimizar o risco de erros.

Gestão do risco em Excel

Cada fórmula em Excel é um fator de risco. O ficheiro de cálculo deve ser desenhado de forma a reduzir esse risco.

Há um desporto quase tão popular quanto o futebol que é o de atribuir ao Excel a responsabilidade por erros que podem até custar a falência de grandes organizações ou influenciar políticas macro-económicas. Na maioria dos casos, trata-se de erros grosseiros dos utilizadores: a grande flexibilidade do Excel tem riscos associados que têm de ser minimizados. Prevenir esses erros é uma tarefa cuja necessidade é por vezes esquecida.

O nível de risco varia, mas por norma:

• Calcular valores usando uma tabela dinâmica é mais seguro que usar fórmulas;
• Fórmulas em tabelas são mais seguras que fórmulas isoladas ou replicadas manualmente;
• “Array formulas” são mais seguras que fórmulas normais;
• Fórmulas com gestão de erros (IFERROR()) são mais seguras que sem esse passo;
• Importar ficheiros de texto é mais seguro que abri-los diretamente;
• Dar nomes a grupos de células é mais seguro que usar o sistema de referência $A$1:$A$2.

Estes exemplos mostram que o desenho da folha de cálculo tem influência no grau de risco de erro. Como regra geral, ficheiros mais estruturados têm menor risco, ou mais facilidade de deteção do erro.

Desenho inteligente do ficheiro de cálculo

Organizar as folhas de um ficheiro de cálculo por função simplifica a estrutura, reduz o erro e facilita a leitura por terceiros.

Um ficheiro de Excel pode ter um número virtualmente ilimitado de folhas. Definir um tipo de conteúdo por cada folha ajuda a estruturar o ficheiro e facilita a compreensão por outros. No mínimo, devem haver quatro tipos de folhas:

• Folhas de apresentação;
• Folhas de dados;
• Folhas de cálculos intermédios;
• Folhas de parâmetros.

Os ficheiros de Excel devem ser adequadamente documentados, quer para memória futura, quer para mais fácil leitura por outros. Com uma estrutura em que a relação entre os vários objetos é mais clara, a documentação pode ser muito mais sintética e focada mais na lógica que nos passos concretos.

Para lá do VLOOKUP/PROCV

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A integração do Excel e do PowerQuery leva a que, como efeito secundário, os utilizadores de Excel tenham maior consciência da importância de uma boa estrutura dos dados (dentro das competências dos utilizadores, não ao nível exigido ao IT). Uma boa estrutura de dados não só permite uma análise mais eficaz dos dados como reduz o risco, e os custos de manutenção e de atualização.

Podendo ser tecnicamente complexo, um modelo de dados no essencial é apenas clarificação e codificação das relações entre dados e entre tabelas. Nós os utilizadores temos de ter as competências necessárias para desenhar essas relações, porque decorrem do nosso conhecimento dos dados.